Protocol d'atenció a visites internacionals

PROTOCOL D’ATENCIÓ A LES VISITES INTERNACIONALS — UTGCT

1. Definició de les visites internacionals
S’entendran com a visites internacionals totes aquelles visites o reunions presencials o híbrides que es realitzin dintre del marc d’activitats institucionals , acadèmiques i/o de recerca de l’ESEIAAT i que hagin de rebre suport de la UTGCT i que impliquin la participació de persones provinents d’institucions, universitats, empreses o organitzacions ubicades fora de l’Estat espanyol, i que tinguin per objectiu:

● Establir o reforçar relacions institucionals o acadèmiques amb la UPC.
● Explorar, negociar o formalitzar acords de col·laboració (institucional, mobilitat).
● Participar en activitats conjuntes (seminaris, tallers, jornades o visites guiades) amb potencial d’impacte estratègic per a l’escola o per a la universitat.

Aquestes visites poden ser sol·licitades per:
● Equip de direcció ESEIAAT

2. Objectiu del protocol
Aquest protocol té com a finalitat establir un marc clar per a l'organització i el suport de la UTGCT a les visites internacionals, amb l’objectiu de garantir-ne:

● La coherència institucional i la correcta representació de la UPC.
● Una experiència positiva i eficient tant per a les persones visitants com per a l’equip directiu de l’ESEIAAT que les reben.
● La coordinació interna òptima entre serveis, unitats i persones implicades.
● L’aprofitament estratègic d’aquestes visites per a generar vincles de col·laboració estables i de valor afegit.

3. Serveis que ofereix la UTGCT
La UTGCT donarà suport en funció de la naturalesa i rellevància de la visita i podrà oferir, entre d’altres, els serveis següents:

● Suport a la planificació logística de la visita, incloent:

o Coordinació de reunions institucionals amb equips directius o acadèmics.
o Gestió d’espais (sales de reunions, aules, etc.).
o Orientació sobre opcions d’allotjament i transport local.

● Acompanyament durant la visita, si es considera estratègicament o institucionalment rellevant.

● Propostes de recorreguts o agendes per mostrar equipaments, laboratoris o espais d’interès.
● Material institucional en anglès o altres idiomes (dossiers, fullets, obsequis corporatius, etc.).
● Coordinació amb altres serveis de la UPC (RRII, Gabinet del Rector, Comunicació, etc.), si escau.
● Suport en la documentació de la visita (actes, fotos, resum institucional).

4. Procediment per sol·licitar el suport
Per sol·licitar el suport de la UTGCT, caldrà seguir aquest procediment:

1. Omplir el formulari de sol·licitud de suport a visites internacionals (formulari disponible a la intranet de la UTGCT o via correu electrònic).
2. Fer-ho amb un mínim de 10 dies laborables d’antelació respecte a la data de la visita.
3. Indicar-hi:

o Institució de procedència i persones assistents.
o Objectius de la visita.
o Persones de la UPC implicades.
o Agenda prevista (encara que sigui provisional).
o Necessitats específiques (acompanyament, traducció, logística, etc.).

5. Criteris de priorització
La UTGCT valorarà les sol·licituds de suport en funció de:

● L’interès estratègic de la visita per a la UPC o l’ESEIAAT.
● L’impacte potencial sobre la mobilitat, la recerca o la transferència.
● La participació de càrrecs institucionals de nivell alt (rectors, degans, directors, etc.).
● La disponibilitat de recursos humans i materials per atendre la visita.
● L’adequació a altres activitats previstes a la mateixa data.

6. Seguiment i avaluació
Un cop finalitzada la visita:

● Es farà un breu informe de seguiment amb les conclusions i oportunitats detectades.
● Es podrà sol·licitar a les persones promotores de la visita una valoració sobre el suport rebut.

● Aquesta informació alimentarà un registre intern de visites internacionals i servirà per millorar processos futurs.

7. Contacte i canalització de dubtes: 
Per qualsevol consulta o coordinació addicional, cal contactar amb l'equip de suport a la Direcció de l'escola.