Vés al contingut (premeu Retorn)

Sou a: Inici / Compres i gestió de viatges / El servei / Procediments

Procediments

Diferents procediments segons tipus de compra

El servei de compres va adreçat principalment al PDI i PAS del Campus Terrassa.

Segons el cas pot abastar des de la la consultoria, la cerca de proveïdors i ofertes, la gestió de la compra o contractació, fins a la gestió econòmica.

Hi ha diferents procediments segons el tipus de compra a dur a terme:

 

  1. Procediment de compres TIC i audiovisuals
  2. Procediment de compres ...

Procediment general (*)

  • Entrada de tiquet de petició del servei (pot incloure la consultoria i la cerca d'ofertes)
  • Informe justificatiu
  • Comanda amb reserva del crèdit (document D)
  • Rebuda (i possible instal·lació) del material
  • Facturació electrònica
  • Inventari, si s'escau

(*) el procediment serà diferent en contractacions o compres de gran volum o en compres molt petites

 

Procediment compres TIC i audiovisuals

 

DESCRIPCIÓ: El servei de compres TIC atén les necessitats d’adquisició d’equipament TIC, audiovisuals, components, instal·lacions i contractació de llicències de programari.

Segons el cas, pot anar des de la consultoria de la solució tècnica, fins la recepció de l’equipament o instal·lació. No inclou la compra de material fungible (en aquest cas s’adreça l’usuari al sistema de compres generals).

 

A QUI S’ADREÇA: PDI i PAS del Campus

 

PROCEDIMENT:

  1. PETICIÓ DE SERVEI

L’usuari fa la petició i es genera un tiquet (eSICT). És una entrada específica “Petició compres TIC” que a més de recollir el sol·licitant i descripció, demana “autoritzador/a”, “propòsit”* (per a inventari TIC), ubicació de l’equip (edifici*, sala/despatx), gestor econòmic* (desplegable 3 opcions: recerca, Cap2 deps, Cap2 Docència i serveis), partida pressupostària* , codi projecte recerca, pressupost disponible aproximat.

 Captura compra TIC

 El camp "codi projecte" només cal emplenar-lo en cas que el gestor econòmic sigui Recerca.

 

L’equip de SUPORT dels Serveis TIC (SICT) aten la petició. Parla amb la persona sol·licitant per concretar necessitats i contacta amb els proveïdors habituals o proveïdors homologats per confeccionar les ofertes (SICT escull amb quins proveïdors treballa). Tota la interacció entre SICT i el/la usuari/a queda recollida al tiquet.

 

Periòdicament l’equip de SUPORT demana als gestors econòmics l’actualització del nivell de saturació de compres dels proveïdors habituals (límit de 15.000 € + IVA per proveïdor i àmbit).

 

En cas d’existir homologacions i contractes derivats vigents, la prioritat és acollir-nos a aquests. En cas contrari, i en compres de poc volum, es cerca comprar el mateix equip homologat però a altres proveïdors.

 

Quan finalment es compta amb el vist-i-plau de l’usuari/a amb una oferta i proveïdor concret, s’identifica el nom de fitxer d’aquesta oferta amb el nom “FINALxxyyyzzz.vvv”, i es reassigna la tasca a un equip de gestió econòmica (ASDI o Recerca o ARiS) amb la informació necessària. Quadre resum de la comanda:

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
descripció:
import (sense IVA):
proveïdor - Nom i NIF:
carregar la despesa a: [Cap 2n Docència, Cap 2n Departament o Codi Projecte Recerca]
autoritzador/a:

sol.licitant:
ubicació (edifici/despatx):
nom del fitxer del pressupost (FINALxxyyyzzz.vvv)
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

(en cas necessari, també s'annexen les altres ofertes obtingudes)

Si l’import de la solució proposada supera l’umbral per al concurs públic, el cas té un tractament particular.

 

  1. TRÀMIT CONTRACTACIÓ RESERVA I COMANDA

Els gestors econòmics entren a SAP la informació, la justificació i el tràmit de l’expedient de la contractació. Finalment es du a terme la reserva del crèdit mitjançant un document D.

Els SICT reben la informació sobre la finalització del tràmit econòmic i generació del document D. A partir d’aquest moment generen la comanda, usant una plantilla, i l’envien per email al proveïdor. La comanda s’annexa al tiquet i les persones sol·licitant i autoritzador/a són informades.

 

  1. RECEPCIÓ DE L’EQUIPAMENT

 

Per defecte, l’adreça de lliurament és l’adreça dels serveis TIC (edifici TR10) on es fa la recepció i es revisa que sigui correcte. En la majoria de casos l’equipament s’ha d’instal·lar i configurar. Aquest servei es du a terme a les instal·lacions de SICT i posteriorment es lliura a l’usuari.

L’equipament configurat es lliura a les consergeries dels principals edificis, o a l’espai de destí, prèvia cita amb la persona sol·licitant.

 

  1. FACTURA I INVENTARI

El control de recepció de la factura es fa des de diferents àrees segons el cas. Mitjançant el portafirmes s'autoritza el pagament.

L’inventari SAP el fa el gestor econòmic. Obté les dades de la factura (descripció i S/N) i del tiquet (ubicació), també imprimeix l’etiqueta que ha de ser enganxada a l’equip.

L’inventari a sistema central TIC UPC (EquipsTIC) el fa SICT segons el cas:

  • PCs i monitors: SICT (automatitzat via OCS)
  • Equips de comunicacions, audiovisuals, i servidors comuns: SICT (manualment)
  • Servidors, cabines i projectors de departament: sol·licitant
  • Impressores, tablets, altres: no inventariem a EquipsTIC

Un cop finalitzat el procediment, es tanca el tiquet.

 

  1. GARANTIA I MANTENIMENT

En les compres gestionades pels SICT es segueixen els criteris de garantia i manteniment indicats per la UPC. Motiu pel qual, en cas d’avaria o malfuncionament, els propis serveis TIC gestionen la garantia amb els proveïdors habituals, o segons el cas, adrecen la incidència a UPCnet, si la compra es fa subjecte a un contracte global.

El nivell de servei en el suport a l'estació de treball pot venir determinat per la via d'adquisició de l'equip.

[Tornar]