Procediments ***Pàgina en revisió***

El servei de compres va adreçat principalment al PDI i PAS del Campus Terrassa.

Segons el cas pot abastar des de la la consultoria, la cerca de proveïdors i ofertes, la gestió de la compra o contractació, fins a la gestió econòmica.

Hi ha diferents procediments segons el tipus de compra, contractació o gestió a dur a terme:

1. Compres 
2. Viatges
3. Inscripcions
4. Tiquets de compra - compres al comptat

Passos

DESCRIPCIÓ: El servei de compres atén les necessitats d’adquisició d’equipament TIC, audiovisuals, laboratoris, oficina, mobiliari, material bibliogràfic, instal·lacions i contractació de llicències de programari.

Segons el cas, pot anar des de la consultoria de la solució tècnica, fins la recepció de l’equipament o instal·lació.

A QUI S’ADREÇA: PDI i PAS del Campus

PROCEDIMENT:

1. PETICIÓ DE SERVEI ("SOL·LICITUD D'ASSESSORAMENT")

L’usuari fa la petició i es genera un tiquet. 

L’equip de SUPORT corresponent aten la petició. Parla amb la persona sol·licitant per concretar necessitats i contacta amb els proveïdors habituals o proveïdors homologats per confeccionar les ofertes . Tota la interacció entre l'equip de suport i el/la usuari/a queda recollida al tiquet.

En cas d’existir homologacions i contractes derivats vigents, la prioritat és acollir-nos a aquests. En cas contrari, i en compres de poc volum, es cerca comprar el mateix equip homologat però a altres proveïdors.

Quan finalment es compta amb el vist-i-plau de l’usuari/a amb una oferta i proveïdor concret, es procedeix a fer la comanda, el tràmit econòmic i la resta de passos.

Si l’import de la solució proposada supera l’umbral per al concurs públic, el cas té un tractament particular.

2. TRÀMIT CONTRACTACIÓ RESERVA I COMANDA
   

Els gestors econòmics duen a terme la reserva del crèdit mitjançant un document D.

L'equip de suport rep la informació sobre la finalització del tràmit econòmic i generació del document D. A partir d’aquest moment genera la comanda, i l’envia per email al proveïdor. Les persones sol·licitant i autoritzador/a són informades de cada pas via mail.

3. RECEPCIÓ DE L’EQUIPAMENT

Segons el tipus de material o equipament adquirit, aquest es lliura directament a l'usuari o és rebut per l'equip de suport corresponent.

En el cas de l'equipament TIC, per defecte, l’adreça de lliurament és l’adreça dels serveis TIC (edifici TR10) on es fa la recepció i es revisa que sigui correcte. En la majoria de casos l’equipament s’ha d’instal·lar i configurar. Aquest servei es du a terme a les instal·lacions de SICT i posteriorment es lliura a l’usuari.

L’equipament configurat es lliura a les consergeries dels principals edificis, o a l’espai de destí, prèvia cita amb la persona sol·licitant.

4. FACTURA I INVENTARI

El control de recepció de la factura es fa des de diferents àrees segons el cas. Mitjançant el portafirmes s'autoritza el pagament.

L’inventari SAP el fa el gestor econòmic. Obté les dades de la factura (descripció i S/N) i del tiquet (ubicació), també imprimeix l’etiqueta que ha de ser enganxada a l’equip.

L’inventari a sistema central TIC UPC (EquipsTIC) es fa directament via l'eina de compres.

Un cop finalitzat el procediment, es tanca el tiquet.

5. GARANTIA I MANTENIMENT

En les compres gestionades pels SICT es segueixen els criteris de garantia i manteniment indicats per la UPC. Motiu pel qual, en cas d’avaria o malfuncionament, els propis serveis TIC gestionen la garantia amb els proveïdors habituals, o segons el cas, adrecen la incidència a UPCnet, si la compra es fa subjecte a un contracte global.

El nivell de servei en el suport a l'estació de treball pot venir determinat per la via d'adquisició de l'equip.

[Tornar]